Visión 2020 - Archivador Digital Web

Necesidad Actual

Requerimos de un verdadero Archivador Digital Multimedia que nos permita archivar y realizar gestiones, digitalmente, con la gran variedad de documentos digitales que ya existen; siguiendo las mismas normas de seguridad y organización de los Archivistas.

Los Expedientes Documentales de hoy en día los conforman no solamente papel sino que correos electrónicos, hojas de cálculo (Excel) con información de presupuestos y flujos de caja, presentaciones de PowerPoint, etc.

Así como un sistema de facturación obedece a las normas contables, de esta misma manera un sistema de Archivo Digital / Expediente Electrónico debe obedecer a las normas y lineamientos de Archivo para resguardar la integridad de los documentos.

¿Qué es un documento?

¿Por qué es importante contar con un Sistema de administración de documentos digitales?

En nuestra presente era digital, un documento no se limita a una simple hoja de papel impresa, ya que contamos con un sin número de documentos digitales importantes como lo es el correo electrónico el cual representa más del 70% de nuestras transacciones de negocios de hoy en día.

Un correo electrónico impreso no tiene valor jurídico. No podemos dar fe de que este no fue modificado, no podemos validar la fecha, hora y dirección IP de donde salió el correo y su trazabilidad. Un correo electrónico tiene que ser archivado digitalmente, integro, con sus adjuntos y certificados digitales si los tuviera.

La firma electrónica o firma digital no es nuestra firma escaneado y plasmada en un documento digital. Por lo tanto un documento digital firmado no puede ser impreso ya que pierde la firma digital. Tiene que ser archivado digitalmente.

Así existen muchos documentos digitales que no pueden ser impresos, porque ya sea que pierde parte de su contenido o por su naturaleza del todo no se pueden imprimir. Como lo son los archivos de hojas de cálculo, fotografías digitales, videos, entre otros.

Vision2020 Web le permite automatizar los procesos basados en documentos digitales, acelerando sus gestiones documentales y brindándole la posibilidad de acceder a los documentos de una forma rápida y sencilla. Además de brindar respaldo para los mismos.

¿QUÉ ES VISION2020 WEB?

Vision2020 Web NO es una simple aplicación para el escaneo de documentos, aunque cuenta con un módulo de escaneo.

Vision2020 Web NO es un simple sistema que almacena y permite consultar imágenes de documentos físicos escaneados, aunque si lo soporta.

Vision2020 Web ES una aplicación de Archivador Digital para la administración de Expedientes Digitales conteniendo todo tipo de archivos como: PDF, TIFF, JPG, fotos, audio, videos, Office, e-mails, AutoCAD

 

Características

Vision2020 Web : CAPTURA, ALMACENA, INTEGRA, CONSULTA, ADMINISTRA, CONTROLA y COMPARTE, la infinidad de documentos digitales que forman parte de nuestro diario que hacer; en un ambiente COLABORATIVO y ESTRUCTURADO de un Archivador Digital con su propio motor de búsquedas estructuradas.

• Almacenamiento seguro e ilimitado (depende del hardware) por medio de un esquema de Volúmenes Virtuales. Cada V.V. soporta hasta 503 millones de archivos almacenados sin importar su extensión ni tamaño. Y Vision2020 Web tiene la capacidad de administrar 99 Volúmenes Virtuales con expansión a más.

• Su módulo de seguridad permite: configurar la longitud mínima para las claves de los usuarios; estipular si es obligatorio usar letras y números en la clave; ponerle vigencia a las claves y bloquear a los usuarios después de X intentos fallidos de ingreso al sistema.

• Emula la organización que existe físicamente de archivo basado en Archivadores, Gavetas y Carpetas/Expedientes.

• Soporta toda clase de documento/archivo con FIRMA DIGITAL.

• Los documentos digitales almacenados en Vision2020 Web NO pueden ser alterados.

• Vision2020 Web cuenta con un módulo de anotaciones con 3 niveles de seguridad (CONFIDENCIALES, PRIVADAS, PUBLICAS) que se graban en la base de datos y no pueden ser alteradas por nadie. Las anotaciones pueden ser aplicadas a cualquier tipo de archivo (MSG, AVI, XLS, DOCX, etc.) dentro del expediente y al expediente como tal. Estas anotaciones no tienen límite y se lleva toda una trazabilidad de las mismas a través del tiempo.

• Cuenta con un módulo especializado para el indexado de los archivos, DATA ENTRY SERVER, que agiliza la labor de indexado manual cuando esta tiene que ser implementada.

• Vision2020 Web cuenta con un módulo de Caducidad que permita asignarle una fecha de vencimiento a cualquier tipo de archivo dentro de los Expedientes Digitales. Es basado en un servicio que automáticamente envía correos electrónicos a uno o varios usuarios sobre el estatus de caducidad del archivo. Este servicio de notificación automática, es compatible con cualquier Servidor de Correos.

• Vision2020 Web permite subdividir los expedientes en X secciones y llevar control de las mismas. Puede ser configurado para controlar la entrada de documentos a los expedientes de tal manera de poder saber que expedientes están incompletos.

• El Sistema cuenta con su propia Bitácora de Auditoría en la cual se registra y queda grabado en la base de datos la fecha, hora, usuario, y operación realizada por él.

• El Sistema permite PERSONALIZAR las Búsquedas con sus Resultados y asignarle un nombre a estas. Cada usuario puede definir sus propias búsquedas y resultados basado en los índices/llaves con que cuentan los expedientes. De esta manera el usuario puede definir que índices de los que ya tiene definido los expedientes, quiere que le aparezcan en su búsqueda e igualmente que índices de los que ya tiene definido los expedientes quiere que le aparezcan en el resultado de la búsqueda. De esta manera si un grupo de expedientes cuenta con 20 índices o sea criterios de búsqueda, un usuario que solamente usa 3 de esos 20 índices puede personalizar su búsqueda y resultado a manera que solamente le aparezcan los 3 índices que él o ella usa en lugar de los 20 que tiene definido el grupo de expedientes.

• El Sistema permite hacer búsquedas por expedientes vacíos y no vacíos y por índices vacíos y no vacíos.

• Cuenta con una amplia gama de reportes:
- Reportes de caducidad.
- Reportes de expedientes incompletos.
- Reportes de expedientes vacíos y no vacíos.
- Reportes dinámicos basados en las búsquedas/filtros hechos a los expedientes.
- Reportes configurables a nivel de los índices de búsqueda de los expedientes.
- Los reportes se generan en formato HTML y permiten ordenamientos por columnas, envío por e-mail e importación a otras aplicaciones.

• Cuenta con un Visor especializado multimedia con tecnología de Data Streaming y browser independiente; que permite hasta visualizar correos electrónicos con sus adjuntos.

En Uruguay, Datamatic es Distribuidor Autorizado de Vision2020

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